货代公司标准操作全流程指南
作为一家专业的货代公司，我们的核心角色不仅仅是运输的执行者，更是“资源整合者”和“项目经理”。工作的本质是：承接客户的委托，高效指挥下游各个供应商（船公司、车队、报关行）协同工作，通过专业服务创造价值。
核心角色表 (The Cast)
- 上游 委托方： 发货人（工厂/贸易商）。
- 核心 我方（货代公司）： 操作/客服/销售一体，全流程总指挥。
- 下游 订舱口（庄家）： 航线核心代理。针对非直接签约的船东，需通过优势庄家获取舱位与价格。
- 下游 车队： 合作的拖车行，负责内陆集装箱运输。
- 下游 报关行： 负责海关数据录入与申报的专业机构。
- 下游 海外代理： 目的港合作伙伴，负责海外段接货与清关。
第一阶段：询价与接单（博弈阶段）
1. 内部询价（整合资源）
根据客户需求，迅速联系该航线的核心“庄家”或查询船东合约价。
我方动作： “咨询下周上海美西基港，40HQ现舱价格与保舱情况。”
市场反馈： “USD 3000，保舱，COSCO直航。”
2. 外部报价（核算利润）
在成本基础上，结合市场行情与服务价值核算最终报价。
我方动作： 向客户正式报价 USD 3200（含操作服务费）。
3. 接单（接收托书）
客户确认报价，发送订舱托书（Booking Note）。
核心风控： 审核托书。重点核查HS CODE、件重尺、是否涉及危险品。这是避免后续无法出运的关键步骤。
第二阶段：订舱（锁定资源）
4. 向庄家/船东订舱
将审核后的托书发送给订舱口。
沟通重点： 确认申请免用箱期（Free Time），并强调舱位保障（Subject to Space）。
5. 接收S/O（预配舱单）
订舱口下发船公司的 S/O (Shipping Order)。
核心工作： 核对S/O上的截港时间（CY Cut）、开船时间（ETD）、提单号。
动作： 将S/O流转给客户，或直接下达给下游车队。
第三阶段：做箱（指挥车队）
6. 调度车队（内陆运输）
联系长期合作的优质拖车行。
调度指令： “发送S/O给车队，注明：周三上午8点准时到达苏州工厂，联系人张经理。”
车队反馈： 必须获取车牌号、司机电话、箱号（Container No.）和封号（Seal No.）。
7. 信息流转与VGM
将箱封号反馈给工厂，确保工厂顺利装货。
VGM申报： 严格监控装货进度，装完后必须立即获取VGM（核实总重）数据，并在截期前完成申报。
第四阶段：报关（指挥报关行）
这是单证一致性的关键环节，也是体现货代专业度的核心区域。
8. 收集单证
催促客户提供全套资料：箱单、发票、合同、报关委托书、申报要素。
9. 单证审核（专业价值）
- 常见误区： 不经审核直接转发生硬资料，极易导致申报错误。
- 专业做法： 逻辑性检查发票金额、申报要素与产品是否匹配、品牌型号是否遗漏。
10. 申报与盯放行
将审核无误的资料发给报关行，要求预录入。
标准流程： 报关行出草单 -> 我方复核并发客户确认 -> 客户确认 -> 通知报关行“正式申报”。
异常处理： 如遇海关查验，第一时间通知客户，说明流程及预计产生的实报实销费用，并跟进查验进度。
第五阶段：文件与提单（物权流转）
11. 补料与对单
依据客户资料制作House B/L（货代提单）草本供客户确认。
同时，将Master B/L（船东提单）所需的补料（SI）发送给庄家/船东。
注意： MBL发货人通常是我方（或指定代理），收货人是目的港代理；HBL发货人是实际客户，收货人是国外买家。
12. 财务结算与签单
- 应付账单： 确认庄家/船东发来的运费账单。
- 应收账单： 向客户发送包含运费及杂费的正式账单。
财务原则： 款到放单（针对无账期协议客户）。确认收到客户运费 -> 支付下游运费 -> 获取MBL -> 签发HBL给客户。
第六阶段：目的港操作（海外代理协作）
13. 发送Pre-Alert（预报）
在船到港前（通常提前一周），将MBL、HBL及清关资料完整发送给海外代理。
14. 目的港分流
- CIF/FOB条款： 我方国内段任务结束，代理负责通知收货人换单。
- DDP/DDU条款： 我方作为总控，遥控海外代理进行清关、派送，所有海外费用由我方统一向国内客户结算。
货代运营实战法则
- 资金流控制： 严格管理垫资额度，确保现金流健康。
- 单证严谨性： 报关差错不仅影响通关效率，更可能导致海关缉私科介入，审核必须一丝不苟。
- 供应链维护： 维护良好的庄家与车队关系，在旺季舱位紧张或突发状况时，优质的供应商资源是解决问题的关键。
- 角色定位：
接单时是顾问 ➔ 订舱时是买方 ➔ 调度时是控制塔 ➔ 报关时是审核员 ➔ 交付后是服务商。
Generated for Professional Freight Forwarding Operations